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Personalbeschaffung: Planung, Umsetzung & Auswahl

In unserem letzten Blogbeitrag mit dem Themenschwerpunkt HR vermittelte unsere Kollegin Katharina Drücker einen Überblick zum Thema Fremdpersonaleinsatz und im Speziellen, welche passenden Vertragsformen dabei zum Einsatz kommen können. Flexibel auf saisonale oder konjunkturelle Schwankungen zu reagieren, ist gerade heute wichtig. Dennoch lassen sich festangestellte Arbeitskräfte nicht ersetzen. Ob durch externe oder interne Beschaffungsmaßnahmen es wird immer schwieriger gute Mitarbeiter zu finden. In vielen Branchen herrscht eine regelrechte Not, da es an Fachkräften mangelt – und es sieht nicht so aus, als würde sich das bald ändern.

Nicht nur der Fachkräftemangel stellt die HR-Verantwortlichen vor neue Herausforderungen. Die fortschreitende Digitalisierung, die sich ändernden Wirtschaftsstrukturen und Erwerbsformen sowie neue Ansprüche der Arbeitnehmenden haben Auswirkungen auf die Personalbeschaffung. Wie lässt sich mit diesen Problemen umgehen? Wie wählt man gute Mitarbeitende aus? Wo lassen sich diese finden? Und welche Rolle spielt regelmäßige Weiterbildung angesichts dieses Themenschwerpunktes?

Vorteile einer guten Personalbeschaffung

Wer frühzeitig mit der Personalbeschaffung beginnt und langfristig plant, ist unabhängiger vom Arbeitsmarkt. Im Licht des Fachkräftemangels haben Unternehmen dadurch die Möglichkeit länger nach geeignetem Personal zu suchen oder bereits vorhandene Mitarbeitende weiter zu qualifizieren. Dadurch sparen sie sich viel Zeit und Kosten und treffen letztendlich bessere Personalentscheidungen.

Der Personalbeschaffungsprozess

Die Personalbeschaffung umfasst den gesamten Prozess von der Suche bis hin zur Bereitstellung von Arbeitskräften, um eine Personalunterdeckung zu vermeiden und zu beseitigen. Allerdings sollen nicht irgendwelche Mitarbeitenden ausgesucht werden, sondern geeignete, die den Anforderungen der zu besetzenden Stelle bestmöglich entsprechen. Dementsprechend spielt die Feststellung des Eignungspotentials einer Person für die spezifische Stelle und das Unternehmen eine zentrale Rolle.

Einen guten Überblick über die häufigsten Beurteilungsfehler finden Sie hier. Zum Ansehen und Downloaden einfach auf das Bild klicken:

Es gibt eine Reihe verschiedener Auswahlverfahren zur Identifikation von geeignetem Personal am Markt, aus denen gewählt werden kann, beispielsweise Persönlichkeitstests, Arbeitsproben, biografische Fragebögen, Einstellungsinterviews, Assessment-Center oder Telefoninterviews. Leider werden häufig veraltete Auswahlverfahren angewendet bzw. vielversprechende Verfahren zu selten genutzt. Auch kommt es oftmals während der Auswahl zu sogenannten Beurteilungsfehlern, die die Bewertung verzerren können und damit unter Umständen einer guten Entscheidung im Wege stehen. Solchen Fehlern bei der Bewertung lässt sich mit Hilfe von regelmäßigen Weiterbildungen entgegenwirken.

Risiken einer mangelhaften Personalbeschaffung

Eine schlechte Personalbeschaffung macht es nicht nur schwieriger gute Mitarbeitende zu finden, eine Fehleinstellung wird ebenfalls wahrscheinlicher. Die Konsequenzen einer falschen Personalentscheidung können mitunter gravierend sein. Studien zeigen, dass eine Fehleinstellung das Unternehmen im Durchschnitt 50.000 € kostet. Bei hohen Führungspositionen sind es sogar schon 150.000 €. Nähere Informationen zu diesen Zahlen finden Sie in der Publikationsreihe des BPM.

Von den hohen Kosten abgesehen, leidet auch die Qualität, Leistung und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden. Gleichzeitig sind Fehleinstellungen keine Seltenheit; gut ein Drittel der Geschäftsführenden geben an, im letzten halben Jahr eine falsche Personalentscheidung getroffen zu haben.

Es ist daher wichtig, Personalverantwortliche zu schulen und über die verschiedenen Aspekte und Risiken des Personalbeschaffungsprozesses zu informieren – so können Fehleinstellungen vermieden werden. Vor allem in der aktuellen Pandemie-Zeit, in der persönliche Kontakte kaum mehr möglich sind, steht auch der Personalbeschaffungsprozess vor neuen Herausforderungen. HR-Verantwortliche müssen mehr denn je auf digitale Instrumente im Recruiting zurückgreifen und ihre Beurteilungsfähigkeiten unter Beweis stellen.

Qualifizierte Weiterbildung(en) und ein stetiger Kompetenzaufbau sorgen für Innovation und Nachhaltigkeit im Personalmanagement. Dabei können besonders jetzt e-Learning Kurse mit ihrer Flexibilität und Mobilität punkten. Sie bieten die Möglichkeit, relevante Inhalte maßgeschneidert auf das jeweilige Unternehmen effektiv und effizient zu vermitteln. Dem Umfang und der Kreativität der (digitalen) Weiterbildung sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Ob es nun um die Personalbeschaffung oder auf das Unternehmen abgestimmte Onboarding-Hilfen geht, e-Learnings bieten spannende Fortbildungsangebote zu zahlreichen Themen. Selbst eine Blended Learning Lösung, zusammengesetzt aus digitaler Lehre und Präsenzschulungen, ist denkbar und bereits erprobt.

So ist es sinnvoll, bereits beim Onboarding den Fokus auf die Weiterbildung zu setzen, da gerade die Möglichkeit auf Fortbildungen für viele potenzielle Mitarbeitenden ein wichtiges Argument ist. Dies birgt viele Vorteile, zum einen im Prozess der Personalbeschaffung durch ein reibungsloses Onboarding, zum anderen einem positiven Einfluss auf das Unternehmensimage.

Quiz

Wie wäre es mit einer kleinen Quiz-Aufgabe, um Ihr Wissen bezüglich der Personalbeschaffung zu testen? Fahren Sie mit der Maus über die Felder um zu sehen ob die Aussagen richtig sind. 

Regelmäßige Fortbildungen sind wichtig, um die Personalstrategien auf dem neuesten Stand zu halten.

Trainierte Beurteilende treffen bessere Entscheidungen.

Personalbeschaffung bzw. -planung braucht man nur bei akutem Personalbedarf.

Personalbeschaffung bzw. -planung sollte eng mit der Unternehmensstrategie verzahnt sein.

Intuition und Menschenkenntnis reichen in der Regel, um gute Personalentscheidungen zu treffen.

Die Verwendung von empirisch fundierten Messinstrumenten ist unerlässlich.

Beurteilungsfehler passieren nur Personen mit wenig Erfahrung in der Personalauswahl.

Es ist wichtig anforderungs- und aufgabenbezogene Tests und Aufgaben bei der Auswahl zu verwenden.