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Digital Onboarding – Mitarbeitende erfolgreich integrieren

Ob analog oder digital, ob synchron oder asynchron, die Einbindung von neuen Mitarbeitenden in ein Unternehmen ist nicht erst seit der Pandemie enorm wichtig geworden. Denn um neue Angestellte willkommen zu heißen und sie vollständig in das Unternehmen zu integrieren, sollten beim Onboarding einige Aspekte berücksichtigt werden, um diesen Prozess erfolgreich zu gestalten.

Was ist Onboarding?

In der Arbeitswelt wird ein strukturiertes Onboarding immer wichtiger – vor allem damit sich neue Angestellte schnellstmöglich in ihre neue Rolle einfinden können. Als Onboarding wird die zielgerichtete Integration von neuen Mitarbeitenden in ein Unternehmen verstanden. Mit diesem Konzept aus dem Personalmanagement soll es neuen Kolleg:innen von Anfang an erleichtert werden, sich „an Bord“ ihres neuen Unternehmens zurecht zu finden.

Beginn des Onboarding Prozesses

Wann beginnt nun der Onboarding Prozess? Man könnte vermuten, dass der Onboarding Prozess mit dem ersten Arbeitstag beginnt. In neueren Untersuchungen wurde jedoch festgestellt (Brenner, 2020), dass der Prozess bereits mit der Unterschrift des Arbeitsvertrages beginnen und erst mit der Probezeit – also ca. nach 6 Monaten – enden sollte.

Denn eine erfolgreiche Integration und Sozialisation in das Unternehmen, die bereits vor dem ersten Arbeitstag startet, ermöglicht es den neuen Mitarbeitenden, schon von Anfang an eine Verbindung zum Unternehmen aufzubauen.

Grundsätzlich hängt die Dauer des Onboardings mit der Komplexität der zu besetzenden Stelle zusammen – so sind also kürzere oder längere Zeiträume möglich.

Aufgaben und Ziele von Onboarding

Das große Ziel eines erfolgreichen Onboardings ist also, die Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeitenden zu steigern und außerdem Loyalität gegenüber dem Arbeitgebenden aufzubauen. Das wirkt sich zum einen positiv auf das Employer Branding aus und verringert zum anderen die Kündigungen während der Probezeit.
Bei der Integration in ein neues Unternehmen ist es deshalb wichtig, die neuen Mitarbeitenden nicht nur inhaltlich auf den neuen Job vorzubereiten, sondern auch den gesamten Arbeitskontext und den sozialen Aspekt zu berücksichtigen.

Denn ein gutes Onboarding hat die Aufgabe…

  • Den Mitarbeitenden die Unternehmenskultur und interne Prozesse näherzubringen.

  • Mitarbeitende dabei zu unterstützen, Kontakte zu Kolleg:innen aufzubauen.

  • Die neuen Mitarbeitenden schnell und sicher an ihre neuen Aufgaben heranzuführen.

Die drei Phasen des Onboardings

Das Onboarding lässt sich zunächst grob in drei Phasen untergliedern:

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Diese Phase beginnt im Grunde direkt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrages und somit bereits lange vor dem ersten Arbeitstag. Hier liegt das Augenmerk besonders auf der sozialen Integration in das neue Team und das Unternehmen. Die neue Mitarbeitenden sollen spüren, dass der Arbeitgebende sich um sie kümmert.

Im sogenannten „Preboarding“ sollten neben ersten fachlichen Informationen auch organisatorische Aspekte kommuniziert werden (zum Beispiel Infos zu Arbeitskleidung, Arbeitszeiten, Pausenzeiten, etc.). Dies lässt sich besonders gut auf digitalem Wege gestalten. Mit Schulungen oder Lernnuggets können HR Manager:innen so neue Kolleg:innen dabei unterstützen, schnell und sicher im Unternehmen und dem neuen Tätigkeitsbereich anzukommen. Vielmehr ist es durch digitale Onboarding Programme bereits hier möglich, dass das bestehende Team sich bei den Onboardees vorstellt.

Endlich ist es so weit: Der erste Arbeitstag. Um beispielsweise den neuen Kolleg:innen das typische Montagmorgen-Chaos zu ersparen und für sich selbst noch genug Vorbereitungszeit zu schaffen, empfiehlt es sich, die neuen Kolleg:innen ruhig eine Stunde später als üblich anfangen zu lassen.

Die „Orientierung“ umfasst ca. die erste Woche des*der neuen Mitarbeitenden. In dieser Zeit soll sichergestellt werden, dass das neue Teammitglied einen tollen Arbeitsstart im Unternehmen erlebt. Der erste Eindruck von Team, den Vorgesetzten und dem Unternehmen ist entscheidend. Checklisten & Tipps für die Onboardees helfen in den ersten Tagen dabei, Neugierde zu steigern, Nervosität zu reduzieren und sie sorgen dafür, dass sie sich willkommen fühlen.

Was ist beim Onboarding nach der ersten Woche zu beachten? In dieser Prozess-Phase liegt der Fokus auf einer strukturierten und effizient fachlichen Einarbeitung. Das heißt, dass mit einem durchdachten Einarbeitungsplan neue Mitarbeitende früher und produktiver anfangen können zu arbeiten.

Damit sich eventuelle Unklarheiten oder Unzufriedenheiten bei neuen Kolleg:innen nicht einschleichen, sollten Sie sich regelmäßig Input und Feedback von diesen einholen. Denn umso länger die Mitarbeitenden in einem Unternehmen tätig sind, desto mehr gewöhnen diese sich an die Umstände – auch an die negativen.
Gerade in der ersten Woche müssen die neuen Mitarbeitenden sehr viele Eindrücke verarbeiten. Deshalb ist es auch wichtig, Informationen lieber Stück für Stück zu verteilen. Ab der zweiten Woche sollte die Onboardees alles Neue wissen bzw. ihre benötigten Arbeitsmittel bekommen haben. Gemeint sind hiermit beispielsweise auch Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten, Abkürzungsverzeichnisse usw.

Onboarding digital?

Wie inzwischen in vielen Bereichen lässt sich natürlich auch das Onboarding digital gestalten. Denn gerade während der Pandemie-Zeit ist der digitale Einarbeitungsprozess ein wichtiger Schritt, um in vielen Unternehmen den normalen Arbeitsalltag aufrecht zu erhalten. Durch die neue Form des Onboarding können neue Mitarbeitende trotz allem zum Vertragsbeginn starten und es muss nicht zwingend ein Einstellungsstopp angeordnet werden.
Für Unternehmen ist es enorm wichtig die Personalverantwortlichen nun auch in diesen Bereichen zu schulen. Gerade während der Einbindung dieser neuen Prozesse können viele Fragen aufkommen. Mit Hilfe einer digitalen Unterstützung – z. B. durch e-Learning Kurse – haben HR Verantwortliche Tipps und Tricks zur Umsetzung an der Hand. Zur inhaltlichen Einarbeitung der Onboardees können sie ebenfalls e-Learning Schulungen nutzen. Denn die Digitalisierung von Standardprozessen vereinfacht Prozesse nicht nur und macht sie effizienter, sie bietet auch neue Chancen für die Unternehmenskultur und den Umgang mit Mitarbeitenden.

Digitalisierte Workflows helfen:
Die Terminkoordination mit Mitarbeitenden anderer Abteilungen oder auch automatische Status- und Erinnerungsemails können mit Hilfe eines digitalen Onboarding-Prozesses eine enorme Arbeitserleichterung schaffen. So sind alle rechtzeitig eingebunden und behalten stets den Überblick über den Status des Onboarding-Prozesses. Durch Checklisten kann innerhalb des Workflows die Qualität der einzelnen Schritte überwacht werden. Zusätzlich wird den neuen Kolleg:innen ein Leitfaden und eine Gedankenstütze an die Hand gegeben, um Aufgaben wie z.B. die Ausstattung des Arbeitsplatzes, die Bereitstellung der Teamwear oder die Vorbereitung von Gesprächen mit den neuen Mitarbeitenden schnell und zur Zufriedenheit aller Beteiligten zu erledigen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Checklisten sich immer wieder verwenden oder anpassen lassen.

Soziale Interaktion hilft dabei sich schnell wohlzufühlen. Neben Elementen wie Storytelling und Gamification lassen sich über Chatfunktionen oder kleine digitale Kennenlernspiele gerade Kontakte fördern, auch Wettstreits untereinander sowie kleine Teambuilding-Spiele helfen am Anfang einer Anstellung bei der Integration. Onboarding-Apps oder Systeme, die all diese Features beinhalten, helfen so ungemein bei der erfolgreichen Integration neuer Mitarbeitenden.

Unsere Checkliste für den Onboardingprozess können Sie hier herunterladen.
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Und wie geht es dann weiter? – Feedback

Doch was bringt das beste Onboarding, wenn nach den ersten Wochen keine Überprüfung der bisherigen gemeinsamen Arbeit erfolgt?

Es ist also wichtig, nach einem gewissen Zeitraum ein Feedback-Gespräch mit den neuen Kolleg:innen durchzuführen und diesen Prozess auch regelmäßig zu wiederholen. Hier geht es aber nicht hauptsächlich darum, das Verhalten und die Arbeit des neuen Mitarbeitenden zu bewerten, sondern darum, sein/ihr offenes Feedback über den ersten Eindruck des Unternehmens zu erhalten. Sollten mehrere Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam ihren ersten Arbeitstag begonnen haben, kann auch der abteilungsübergreifende Austausch mit einem – auch virtuell – organisierten Mittagessen, Online-Kaffeepausen oder kurzen Abstimmungen gefördert werden. Der gemeinsame Start erleichtert es den Onboardees, die Kontakte aufrechtzuerhalten und fördert viel mehr auch das gesamte Betriebsklima.